DATU APSTRĀDES VADLĪNIJAS  

ELEKTRONISKO PĀRRAUDZĪBAS SISTĒMU IZMANTOŠANAI 

Dokumenta "iSTYLE Latvia Datu apstrādes vadlīnijas elektronisko pārraudzības sistēmu izmantošanai" PDF versija lejupielādei

1. IEVADS, DATU PĀRZIŅA NOSAUKUMS  

iStyle Latvia SIA (uzņēmuma reģistrācijas numurs: 40203008032, juridiskā adrese: Marijas iela 1-10, Rīga, LV-1050), turpmāk – iSTYLE, savos veikalos izmanto elektronisko videonovērošanas sistēmu (turpmāk – elektroniskā novērošanas sistēma, kameru sistēma, drošības sistēma).

Šīs kameru sistēmas lietošanas vadlīnijas ietver: 

  • datu apstrādes tiesisko pamatu:
  • kameru izvietošanu un ar tām saistīto datu apstrādes mērķi; 
  • ar kamerām novēroto teritoriju un objektus;
  • novērošanas veidu (tieša vai ierakstīta);
  • ierakstu glabāšanas, skatīšanās, pārsūtīšanas un dzēšanas noteikumus;
  • kameru sistēmas operatora, kā arī datu pārziņa un datu apstrādātāja identificēšanu;
  • ierakstu glabāšanas vietu un ilgumu;
  • īstenotos datu aizsardzības pasākumus;
  • personas, kurām ir atļauts piekļūt datiem, un
  • datu subjektam pieejamās tiesības un tiesiskās aizsardzības līdzekļi. 

iSTYLE ir novērošanas sistēmas operators un datu pārzinis, un tas neizmanto citus datu apstrādātājus.

2. DATU APSTRĀDES TIESISKAIS PAMATS UN MĒRĶIS  

Datu apstrādes mērķis ir privātīpašuma aizsardzība un īpašuma aizsardzība. Papildus tam, lai atklātu un novērstu nelikumīgas darbības un aizsargātu klientu un darbinieku dzīvību, kā arī veselību, var tikt noteikti arī citi leģitīmi mērķi.  

Elektroniskā videonovērošanas sistēma tiek izmantota saskaņā ar spēkā esošajām tiesību normām un prasībām, jo īpaši Vispārējās datu aizsardzības regulas (Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) Nr. 2016/679, turpmāk saukta – Regula), kā arī Fizisko personu datu aizsardzības attiecīgajām normām.  

Regula neparedz datu apstrādes reģistrācijas prasības Datu valsts inspekcijā. Līdz ar to, ja kādas personas plāno veikt Fizisko personu datu aizsardzības likuma 21.pantā minēto personas datu apstrādi, tad pēc 2018.gada 25.maija šāda personas datu apstrāde nav jāreģistrē, jo to neparedz normatīvais regulējums.

Regulas 5.panta otrajā daļā ir iestrādāts „pārskatatbildības” princips. Šis princips nosaka, ka pārzinim ir pienākums nodrošināt tādu personas datu apstrādes procesu organizācijā, kas ļauj pierādīt, ka pārziņa veiktā personas datu apstrāde ir atbilstoša datu aizsardzības normatīvā regulējuma prasībām.

Regula, kas reglamentē ar videokameru novērošanu saistīto datu apstrādi un attiecas uz iSTYLE un līdzīgiem datu pārziņiem,  nosaka, ka drīkst izmantot elektronisko novērošanas sistēmu tikai privātajā īpašumā vai publiski pieejamā privātā īpašuma teritorijā un ar iesaistīto fizisko personu nepārprotamu piekrišanu. Piekrišanu var dot arī ar netiešu rīcību. Ja fiziska persona iekļūst publiski pieejamā privātā īpašuma teritorijā, neskatoties uz iegūto informāciju, kas tai sniegta saskaņā ar 28. panta otro daļu, tā jo īpaši uzskatāma par netiešu rīcību, ja vien apstākļi neliecina par pretējo.   

Datu apstrādes tiesiskajam pamatam skatīt Regulas 6. panta pirmās daļas a) apakšpunktu: datu apstrāde ir balstīta uz veikalos ienākošo klientu piekrišanu.  

Piekrišanas ar netiešu rīcību priekšnoteikums ir tas, lai uz iSTYLE mazumtirdzniecības veikalu durvīm būtu izvietota brīdinājuma zīme (plāksne, uzlīme), kas informē klientus par to, ka veikalā darbojas videonovērošanas sistēma.

Darbinieku datu apstrādes tiesiskajam pamatam skatīt Regulas 6. panta pirmās daļas f) apakšpunktu:  datu apstrāde tiek veikta, lai ievērotu iSTYLE leģitīmās intereses.

Ja datu apstrādes tiesiskais pamats ir leģitīmās intereses, veic „interešu līdzsvara” testu un par tā rezultātiem informē datu subjektus. iSTYLE jau ir veicis attiecīgo „interešu līdzsvara” testu. Interešu līdzsvara testa rezultāti:  

iSTYLE kā darba devēja leģitīmās intereses neuzliek neproporcionālu ierobežojumu darbinieku personas datu tiesībām šādu iemeslu dēļ:

  • iSTYLE ir būtiski ieinteresēts kameru sistēmas izmantošanā, kuras mērķi atbilst Regulas 5. panta  pirmās daļas (Personas datu apstrādes principi) nosacījumiem;
  • kameru sistēmas izmantošana ir arī darbinieku interesēs; 
  • sniegtā informācija, kā arī datu apstrāde un ieviestie datu drošības pasākumi būtiski samazina darbiniekiem nodarīto kaitējumu;
  • pamatojoties uz pašreizējām datu aizsardzības metodēm, darbinieku piekrišanu nevar izmantot kā tiesisku pamatu.

3. APSTRĀDĀTO DATU TVĒRUMS

Mazumtirdzniecības veikalu apmeklētāju un darbinieku attēli. Elektroniskās novērošanas sistēmas veiktie un apstrādātie ieraksti ir uzskatāmi par personas datiem, jo tie var tikt saistīti ar datu subjektu un no tiem var izdarīt secinājumus.  

4. Datu saglabāšanas ilgums 

Mazumtirdzniecības veikala novērošanas laikā iegūtie personas dati (attēlu ieraksti) tiek saglabāti ne ilgāk kā 3 dienas no ierakstīšanas datuma.

Termiņš var tikt pagarināts līdz pat 30 dienām, ja tas attiecas uz augstas vērtības īpašuma aizsardzību (ar cenu virs 50 minimālām mēnešalgām uz to brīdi).

5. IERAKSTU UZGLABĀŠANAS VIETA

Kameru veiktie ieraksti tiek uzglabāti rezerves datu glabāšanas sistēmā, kas atrodas noslēgtā konteinerā veikalā, un/vai atmiņas kartē vai datu glabāšanas ierīcē, kas ievietota pašās kamerās.   

Kad datu glabāšanas ierīce ir pilna, sistēma automātiski pārraksta vecākos ierakstus.

6. MĒRĶA IEROBEŽOŠANA

iSTYLE apstrādā personas datus tikai, lai īstenotu savas tiesības un izpildītu savas saistības, un vienmēr saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem un Regulas vispārējiem principiem. Lai ievērotu mērķa ierobežošanas, proporcionalitātes un nepieciešamības principus, iSTYLE neapstrādā datu subjektu datus, ja apstrādes mērķim vairs nav pamata. Ja apstrādes mērķim vairs nav pamata, iSTYLE iznīcina vai izdzēš visus pieejamos attiecīgos datus, izņemot gadījumus, kad tiesību normas aizliedz šādu datu dzēšanu.

Kameru veiktie ieraksti tiek izmantoti, lai atklātu un novērstu nelikumīgas darbības, pieķertu likumpārkāpējus noziedzīga nodarījuma izdarīšanas brīdī un nodrošinātu nepieciešamos pierādījumus par nelikumīgajām darbībām tiesībsargājošām iestādēm vai tiesvedības laikā.

Mazumtirdzniecības veikalos netiek veiktas šādas darbības: nepārtraukta novērošana tiešraidē, novērošana ar slēptajām kamerām, balss ierakstīšana, citu biometrisko datu apstrāde. 

Mērķa ierobežošanas datu aizsardzības princips tiek izmantots arī iestatot atsevišķu kameru leņķi. Tas nozīmē, ka kamera vienmēr ir uzstādīta tā, lai norādītu uz vietu, kas atbilst kameras uzstādīšanas mērķim. iSTYLE izmanto videonovērošanas sistēmu tikai, lai uzraudzītu ēkas, telpas un citu privātā īpašuma teritoriju un šajās vietās notiekošo. iSTYLE neizmanto elektronisko novērošanas sistēmu vietās, kur novērošana aizskartu datu subjekta cieņu, piemēram, ģērbtuvēs, vannas istabās un tualetēs. iSTYLE veikalu uzglabāšanas telpas ir paredzētas tikai inventāra uzglabāšanai, tās netiek uzskatītas par ģērbtuvēm vai atpūtas telpām.

7. PERSONAS, KAM IR ATĻAUTS RĪKOTIES AR DATIEM

Kameru novērošanas un uzglabāšanas sistēmā glabātajiem ierakstiem var piekļūt tikai pilnvarotas personas, lai pierādītu pārkāpumus un identificētu vainīgos.   

Tikai neliels darbinieku loks ir pilnvarots rīkoties ar ierakstiem (izmantojot ar paroli aizsargātu attālo pieslēgumu (izmantojot internetu) no attālās darbstacijas).  

iSTYLE mazumtirdzniecības veikalos šādām personām un amatpersonām ir atļauts apstrādāt personas datus, kas iegūti ar attēlu ierakstiem:  

  • iSTYLE ģenerāldirektoriem šāda atļauja ir katram mazumtirdzniecības veikalam;
  • ģenerāldirektora konkrētam veikalam ieceltai personai (pārdošanas vadītājs un veikala vadītājs).

Ja ierakstu izmanto administratīvās vai juridiskās procedūras laikā, piekļūt attiecīgajiem ierakstiem ir atļauts advokātam/advokātu birojam, speciāli šim nolūkam pilnvarotām personām, kas pārstāv iSTYLE. 

Ja ir izdarīts noziegums, ģenerāldirektors un mazumtirdzniecības vadītājs attiecīgos ierakstus skatās kopā, ja tas ir iespējams. 

Par šādiem gadījumiem tiek kārtots žurnāls, kurā norāda notikumus, kad tiek skatīts ieraksts, personu (-as), kas piekļuvušas ierakstiem, kā arī datu piekļuves iemeslu un laiku. 

Attēlu ierakstus un citus ar tiem saistītos personas datus var nodot attiecīgajām iestādēm vai tiesām, bet tikai tad, ja tas ir nepieciešams saistībā ar izskatāmo lietu attiecībā uz nelikumīgām darbībām vai pārkāpumiem. Šādos gadījumos tiek nodoti tikai tie kameru sistēmas veiktie ieraksti, kas satur attiecīgo informāciju.

8. DATU AIZSARDZĪBA 

iSTYLE visus personas datus apstrādā konfidenciāli un īsteno visus nepieciešamos drošības, tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai garantētu attiecīgo datu drošību.  

Papildus IT sistēmā ieviestajiem drošības pasākumiem, elektronisko novērošanas sistēmu aizsargā trauksmes signāli, attālie uzraudzības pakalpojumi un citas mazumtirdzniecības veikalu fiziskās īpašības. 

iSTYLE garantē un pastāvīgi uzrauga, lai elektroniski apstrādātajām datu kopām varētu piekļūt tikai ar atbilstošām atļaujām. Tikai neliels darbinieku loks ir pilnvarots rīkoties ar ierakstiem.

iSTYLE veic saprātīgus pasākumus pret nesankcionētu piekļuvi, pārveidošanu, pārsūtīšanu, publiskošanu, dzēšanu vai iznīcināšanu, kā arī bojājumiem un nejaušiem zaudējumiem attiecībā uz visiem savāktajiem personas datiem. Lai aizsargātu tā dažādās datu bāzēs elektroniski apstrādātās datu kopas, iSTYLE garantē, ka uzglabātos datus nav iespējams apvienot vai pievienot datu subjektam.  

Ierakstīšanas ierīces ir novietotas tā, lai personām, kam nav attiecīgā pilnvarojuma, būtu grūti tām piekļūt.

Uzglabāto attēlu ierakstu pārraudzīšana un skatīšanās tiek veiktai tikai, lai novērstu un atklātu nelikumīgas darbības.

Uzglabātajiem ierakstiem var piekļūt tikai ar dokumentētu metodi (aizpildot attiecīgos žurnālus).

9. DATU SUBJEKTU TIESĪBAS 

Regulā noteiktās datu subjektu tiesības un šo tiesību izmantošanas metodes ir ietvertas iSTYLE Datu apstrādes vadlīnijās (https://istyle.lv/datu_apstrades_vadlinijas/), kā arī informatīvajā dokumentā par datu apstrādi saistībā ar darba vietu. Šis informatīvais dokuments ir paredzēts tikai tam, lai izklāstītu tos noteikumus, kas atšķiras no vispārīgajiem noteikumiem.

Piekļuves tiesības

Datu subjektam ir tiesības skatīties viņa attēlu saturošos ierakstus un pieprasīt šādu ierakstu kopijas. 

Tiesības labot

Tiesības labot pēc definīcijas neattiecas uz kameru ierakstiem.

Tiesības uz dzēšanu

iSTYLE nav pienākuma ievērot dzēšanas pieprasījumus visā datu apstrādes laikā.   

Tiesības ierobežot apstrādi 

Datu subjekti, kam ieraksts ir nepieciešams savu tiesību izmantošanai, var pieprasīt iSTYLE neizdzēst ierakstu. Lai iSTYLE ievērotu šo lūgumu, tā pieprasītājam ir jāpierāda, ka tas ir viņa likumīgās interesēs.

Bloķētus datus apstrādā tikai tādā nolūkā, kas liedz to dzēšanu.

Iepriekšminēto tiesību izmantošanas metodes

Kopumā iSTYLE ir pienākums skaidri un saprotami atbildēt uz šādiem datu subjekta pieprasījumiem 30 (trīsdesmit) dienu laikā no to iesniegšanas brīža rakstiski un sniegt informāciju par pieprasījuma rezultātā veiktajām darbībām.

Informāciju par jebkuru datu kategoriju, kas reizi gadā pieprasīta no datu pārziņa, sniedz bez maksas. Par citiem pieprasījumiem var tikt prasīta samaksa.

Ja informācija tiek atteikta, iSTYLE rakstiski informē datu subjektu par to, kāpēc nav veiktas nekādas darbības.

Tiesiskās aizsardzības līdzekļi

Ja datu subjekts uzskata, ka viņa tiesības ir pārkāptas, datu subjekts var iesniegt sūdzību Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijā (Latvijas Republikas Datu valsts inspekcijā Blaumaņa ielā 11/13, Rīgā, LV-1011, t. +371 67223131 http://www.dvi.gov.lv/lv/, e-pasts: info@dvi.gov.lv) vai celt prasību kompetentā tiesā. Lietas izskatīšana ir kompetentās tiesas kompetencē. Prasību var celt vispārējās jurisdikcijas tiesā pēc klienta deklarētās vai pastāvīgās dzīvesvietas.


10. SABIEDRĪBAS INFORMĒŠANA

iSTYLE attiecīgās mazumtirdzniecības veikalu vietās izvieto (skaidri redzamā vietā un viegli salasāmā formātā) vispārīgu brīdinājuma zīmi un paskaidrojošu plakātu, kuros norādīts, ka attiecīgajā vietā darbojas kameru sistēma.  

Personas, kuras nonāk šādās veikala vietās, iepriekšminētā brīdinājuma zīme („TIEK VEIKTA VIDEONOVĒROŠANA”), kā arī šis informatīvais dokuments informē par svarīgākajiem jautājumiem saistībā ar viņu datu (attēlu ierakstu) apstrādi.

Ja personas vēlas, šī dokumenta papīra formāta kopijas, kā arī pielikumi par veikalos uzstādītajām kamerām un to personu saraksts, kurām ir atļauja piekļūt ierakstiem, ir pieejami iSTYLE veikalos.

11. DATU APSTRĀDES VADLĪNIJU SPĒKĀ STĀŠANĀS DATUMS UN TURPMĀKIE GROZĪJUMI 

Šo Datu apstrādes vadlīniju spēkā stāšanās datums ir 2018. gada 25. maijs. 

iSTYLE patur tiesības vienpusēji grozīt un atjaunināt šīs vadlīnijas bez iepriekšēja brīdinājuma. Grozījumi stājas spēkā to publicēšanas brīdī. Informācijas saturs tiks atjaunināts saskaņā ar attiecīgajā brīdī spēkā esošajiem tiesību aktiem.